Wirabumi Softaware

Take your ERP new leap: Agility! Make it Dynamic and Flexible.

  • Besarkan font
  • Font Normal
  • Kecilkan font

Membuka Saldo Awal

E-mail Cetak PDF

Openbravo ERP membutuhkan beberapa trik untuk memasukkan saldo awal atau initial opening balance.

Artikel ini menjelaskan bagimana caranya membuka saldo awal di Openbravo.

 

1. Membuat periode akuntansi khusus untuk membuka saldo awal/initial opening balance

  1. Buka menu Financial Management || Accounting || Setup || Fiscal Calendar ||  Calendar. Pilih kalender yang sudah ada (dari proses konfigurasi). 
  2. Buka tab year, masukkan tahun opening balance. Misalnya tahun ini adalah 2011, maka opening balance bisa pada 2010.
  3. Buka tab period, buat record baru. Disini periode ini bisa diberi nama: opening balance. Dengan starting dan ending date 31-12-2010 (mengacu pada tahun opening balance).
  4. Buka periode akuntansi ini, dengan jalan membuka window Open/Close Period Control, melalui menu: Financial Management || Accounting || Transactions || Open/Close Period Control ||  Open/Close Period Control. Buat record baru, isikan field:
    1. Year: 2010
    2. Until period: opening balance
    3. Document category: blank
    4. Period action: open
    5. Description: opening balance
    6. Save, lanjutkan dengan klik open/close period. Klik OK untuk menjalankan proses.

2. Menyiapkan Neraca

Anda dapat berkoordinasi dengan akuntan untuk menentukan tanggal cutoff, dan menghitung posisi neraca pada tanggal tersebut. Berikut adalah contoh neraca yang akan digunakan dalam tutorial ini.

3. Menyiapkan Business Partner Khusus

Beberapa transaksi dalam opening balance perlu business partner. Buatlah business partner khusus dengan nama: opening balance.

4. Import Saldo Utang Piutang

  1. Buatlah GL Item untuk Piutang Usaha dan Utang Usaha.
  2. Buat manual settlement untuk opening balance. Buka menu Financial Management || Receivables & Payables || Transactions || Manual Settlement ||  Manual Settlement, isikan tanggal transaksi (31-12-2010).
  3. Buka tab create payment. Buat record baru, masukkan business partner (PT Panggung Elektronik Ciptabuana), tanggal jatuh tempo (misalnya 12-07-2011). Centang opsi receipt.
  4. Buka tab balance payment. Buat record baru, masukkan GL Item Piutang Usaha, dengancredit amount sesuai neraca (17.000.000).
  5. Kembali ke tab create payment. Buat record baru, masukkan business partner (PT Indo Marco), tanggal jatuh tempo (misalnya 30-06-2011). JANGAN Centang opsi receipt.
  6. Buka tab balance payment. Buat record baru, masukkan GL Item Utang Usaha, dengandebet amount sesuai neraca (6.500.000).
  7. Kembali ke tab Manual setllement, klik tombol process.

5. Import Saldo Persediaan

Dalam kasus ini, kita hanya punya 1 produk (Motorolla Transistor SOT-32). Katakanlah digudang ada 11.000 unit, sehingga nilai persediaan adalah 11.000 x 2.000 = 22.000.000 (sesuai neraca). Kita akan memasukka jumlah persediaan ini kedalam openbravo melalui physiscal inventory.

  1. Buka window physical inventory, buka menu Warehouse Management || Transactions || Physical Inventory ||  Header. Buat record baru, masukkan field berikut:
    1. Name: opening balance
    2. Warehouse: Main Warehouse
    3. Movement date: 31-12-2010
  2. Buka tab line, buat record baru, masukkan field berikut:
    1. Product: Motorolla Transistor SOT-32
    2. Quantity count: 11.000
  3. Kembali ke tab header, klik tombol complete

Saat ini, anda telah memasukkan inventory 11.000 unit Motorolla Transistor SOT-32. Dengan GL account inventory (debet) 22.000.000 pada selisih persediaan (kredit) 22.000.000. Hal ini harus dikompensasi pada tahap selanjutnya.

 

6. Import Kas dan Bank

Untuk Kas, kita akan mengambil sebagian nilai pada modal (saham biasa), sehingga untuk import kas, jurnal yang terlibat adalah:

  1. Kas (debet) 20.000.000
  2. Saham Biasa (kredit) 20.000.000

Karena sudah dipakai 20.000.000, berdasar contoh neraca, kini saham biasa menjadi (kredit) 212.500.000.

Untuk bank dengan nilai 180.000.000, dalam penjurnalan kita akan menggunakan akun-akun berikut:

  1. bank (debet) 180.000.000
  2. selisih persediaan (debet) 22.000.000
  3. piutang (debet)  17.000.000
  4. utang (kredit) 6.500.000
  5. saham biasa (kredit) 212.500.000

Jika ditotal, maka jumlah debet - kredit sudah seimbang, baik untuk kas maupun untuk bank. Sehingga nilai pasangan akun yang terlibat ini sudah benar.

Sebelum import, kita harus membuat GL item yang dibutuhkan dahulu, diantaranya selisih persediaan, dan saham biasa.

Untuk import kas, buat manual settlement, buka menu Financial Management || Receivables & Payables || Transactions || Manual Settlement ||  Manual Settlement, buat record baru isi field berikut:


  1. transaction date dan accounting date: 31-12-2010
  2. description: opening balance - cash import

Buka tab create payment, buat record baru, isi field berikut:


  1. due date: 31-12-2010
  2. business partner: opening balance
  3. amount: 20.000.000
  4. receipt: Y

Buka tab balance payment, buat record baru, isi field berikut:


  1. GL Item: saham biasa
  2. credit amount: 20.000.000

Buka cash journal melui menu Financial Management || Receivables & Payables || Transactions || Cash Journal ||  Header, buat record baru, isikan field berikut:


  1. name: initial opening balance - import cash
  2. transaction date dan accounting date: 31-12-2010

Buka tab line, buat record baru, isikan field berikut:

  1. cash type: debt-payment
  2. payment: cari opening balance dengan tanggal 31-12-2010 dengan nilai transaksi 20.000.000

Untuk import Bank, buat manual settlement, buka menu Financial Management || Receivables & Payables || Transactions || Manual Settlement ||  Manual Settlement, buat record baru isi field berikut:


  1. transaction date dan accounting date: 31-12-2010
  2. description: opening balance - import bank

Buka tab create payment, buat record baru, isikan field berikut:

  1. due date: 31-12-2010
  2. business partner: opening balance
  3. amount: 180.000.000
  4. receipt: Y

Buka tab balance payment, buat record baru, isikan field berikut:

  1. GL Item: utang usaha
  2. credit amount: 6.500.000

Ulangi langkah pada tab balance payment untuk akun dibawah ini:

  1. selisih persediaan (debet) 22.000.000
  2. piutang (debet)  17.000.000
  3. saham biasa (kredit) 212.500.000

Buka window bank statement, melalui menu Financial Management || Receivables & Payables || Transactions || Bank Statement ||  Header, buat record baru, isikan field berikut:


  1. name: opening balance - import bank
  2. transaction date: 31-12-2010

klik tombol create lines from, cari transaksi opening balance pada tanggal 31-12-2010 dengan nilai transaksi 180.000.000

Klik tombol process.

7. Menutup Periode Akuntansi untuk Pembukaan Saldo Awal

Periode akuntansi untuk opening balance sudah tidak digunakan lagi, untuk menutup buka menuFinancial Management || Accounting || Transactions || Open/Close Period Control ||  Open/Close Period Control, buat record baru, masukkan paramter:


  1. Year: 2010
  2. Until period: opening balance
  3. Document category: blank
  4. Period action: close
  5. Description: close opening balance period
  6. Save, lanjutkan dengan klik open/close period. Klik OK untuk menjalankan proses.

Business partner opening balance juga sudah tidak dipakai lagi, buka business partner melalui menuMaster Data Management || Business Partner ||  Business Partner, pindah ke mode grid, cari business partner opening balance, pindah ke mode edit, buang centang pada field active (non-aktive).


8. Mengecek Hasil Pembukaan Saldo Awal (Initial Opening Balance)

ada beberapa hal yang harus dicek setelah proses pembukaan saldo awal, diantaranya:

  • Cek outstanding payment
  • Cek persediaan/inventory
  • Cek Necara sisa
  • Cek Bank
  • Cek Kas

Cek Outstanding Payment

Untuk melihat utang yang belum terbayar, buka menu Financial Management || Receivables & Payables || Analysis Tools || Payment Aging Balance ||  Payment Aging Balance, masukkan parameter:

  1. organization: PT. BIS Wirabumi Indonesia
  2. payable: Y

Untuk melihat piutang yang belum terbayar, masukkan parameter

  1. organization: PT. BIS Wirabumi Indonesia
  2. payable: Y

Cek Persediaan

Buka menu Warehouse Management || Analysis Tools || Valued Stock Report ||  Valued Stock Report, masukkan parameter:

  1. date 31-12-2010
  2. warehouse: main warehouse

Cek Neraca Sisa

Financial Management || Accounting || Analysis Tools || Trial Balance Report ||  Trial Balance Report, masukkan parameter:

  1. from date: 31-12-2010
  2. to date: 31-12-2010
  3. organization: PT. BIS Wirabumi Indonesia
  4. accounting schema: PT. BIS Wirabumi Indonesia US/A/Rupiah
  5. accounting level: sub account

Cek Laporan Bank

Buka menu Financial Management || Receivables & Payables || Analysis Tools || Bank Report ||  Bank Report , masukkan parameter:

  1. from date: 31-12-2010
  2. to date: 31-12-2010
  3. bank: BNI

Cek Laporan Kas

Buka menu Financial Management || Receivables & Payables || Analysis Tools || Cash  Report ||  Cash Report , masukkan parameter:

  1. from date: 31-12-2010
  2. to date: 31-12-2010
  3. cash book: kas kecil

Update terakhir Rabu, 30 Januari 2013 06:08  

Contact Us

Zaien Aji Trahutomo
zaien@wirabumisoftware.com
+ 62 89 777 20002

Our Certification

Openbravo Certified Partner | Wirabumi Openbravo Indonesia

PostgreSQL associate certified professional | Wirabumi Openbravo Indonesia

Login