Wirabumi Softaware

Take your ERP new leap: Agility! Make it Dynamic and Flexible.

  • Besarkan font
  • Font Normal
  • Kecilkan font

Konfigurasi Approval di Openbravo Menggunakan Wirabumi Document Routing

E-mail Cetak PDF

Openbravo ERP, datang dengan seting approval dokumen yang tidak memadai. Openbravo ERP versi community (bahkan versi professional/enterprise) tidak memiliki work flow enginee. Tidak seperti oracle, melalui produknya fusion middleware, memiliki document routing and approval, Openbravo malah membuat embedded business process yang menjadikan approval document begitu kaku, dan kalau ingin dirubah, anda membutuhkan programmer untuk melakukannya. Wirabumi Openbravo Document Routing Module menyediakan light weight adhoc document routing enginee, yang memudahkan anda dalam menentukan tahapan approval sebuah dokumen. misalnya, anda ingin Purchase Order diatas 50 juta rupiah harus disetujui direktur, sedangkan dibawah 50 juta rupiah cukup disetujui direktur keuangan. Wirabumi Openbravo Document Routing Module juga menyediakan otorisasi berdasarkan sisa anggaran dan payment term. Wirabumi Openbravo Document Routing Module berlaku untuk semua window yang ada di Openbravo, untuk semua modul.

Cara kerja Wirabumi Openbravo Document Routing Module sederhana, ada 3 konsep yang perlu dipahami:

  1. Proses approval dokumen dilakukan dengan mengubah status document. Status awal sebuah dokumen adalah DRAFT, dan status akhir dari sebuah dokumen adalah COMPLETED, CLOSED, atau VOID. Status document completed artinya dokumen sudah disetujui. Closed artinya dokumen sudah disetujui dan sudah tidak bisa diubah lagi. Void artinya dokumen dibatalkan.
  2. Approval dokumen bertingkat, artinya dokumen status diubah, sedemikian hingga, harus diubah beberapa kali, baru kemudian status dokumen menjadi complete. misalnya approval atas sebuah PO harus 3 tingkat, maka anda bisa membuat skenario status dokumen itu urutannya adalah: DRAFT --> RELEASED --> VERIFIED --> COMPLETED.
  3. Dalam setiap perubahan status, Openbravo bisa diatur, supaya ada 1 java class, selanjutnya disebut concrete class, yang dipanggil oleh Wirabumi Openbravo Document Routing Module. Kode didalam java class ini berisi dari implementasi atas perubahan status dokumen tersebut. Misalnya, Purchase Order yang sudah COMPLETED, maka sisa budgetnya akan berkurang, maka yang bertanggung jawab atas proses pengurangan sisa budget ini ada didalam concrete class tersebut.
  4. Wirabumi Openbravo Document Routing Module berlaku disemua window karena modul ini menggunakan tombol di toolbar.

1. Seting

1.1 Membuat Document Routing Configuration

Document Routing Configuration digunakan untuk menentukan library java (concrete class) yang akan dipanggil ketika status sebuah dokumen diubah. Buka menu General Setting || Security || Document Routing Configuration.

Isikan field berikut:

  1. Window: nama window yang akan diubah statusnya
  2. Tab: pada tab mana dokumen yang akan diubah statusnya itu
  3. Document Action: apa action yang akan dilakukan pada dokumen tersebut
  4. Java process class: librari java (concrete class) yang akan dipanggil jika action yang tertera di field Document Action benar benar dijalankan.
contoh kasus: jalankanĀ SalesDocumentHandler ketika sebuah sales order di-complete. maka seting yang diperlukan:
  1. Window: Sales Order
  2. Tab: Header
  3. Document Action: Complete
  4. Java process class: org.wirabumi.gen.oez.porting.SalesDocumentHandler
apa saja java process class yang sudah tersedia? DalamĀ Wirabumi Openbravo Document Routing Module sudah terdapat porting semua PSQL atau java process yang terlibat dalam process approval, berikut daftar porting proses approval ini:
Sales Order

org.wirabumi.gen.oez.porting.SalesDocumentHandler

Purchase Order

org.wirabumi.gen.oez.porting.SalesDocumentHandler

Goods Shipment

org.wirabumi.gen.oez.porting.ShipmentInoutPost

Goods Receipt

org.wirabumi.gen.oez.porting.ShipmentInoutPost

Sales Invoice

org.wirabumi.gen.oez.porting.InvoiceComplete

Purchase Invoice

org.wirabumi.gen.oez.porting.InvoiceComplete

Internal Consumption

org.wirabumi.gen.oez.porting.MInternalConsumptionPost

Goods Movement

N/A

Physical Inventory

N/A

Work Effort

N/A

Work Requirement

N/A

Bill of Material Production

N/A

1.2 Membuat Definisi Hak Akses pada Document Routing di Role

Selanjutny adalah memdefinisikan siapa saja yang boleh merubah status sebuah dokumen. Hal ini dilakukan di window Role pada tab Document Routing. Bukalah Window Role, kemudian pilihlah Role yang akan diatur document routing-nya, lalu buka tab Document Routing.

Sebagai contoh, tanpa memperhatikan nilai pada purchase order yang akan disetujui, seorang Operation Manager, boleh menyetujui Purchase Order, jika Operation Staff sudah me-rilis PO tersebut. Maka setingnya adalah sebagai berikut:

  1. pada window Role, pilih record Operation Staff, buka tab Document Routing. Buar record baru dengan isian berikut:
    1. Window: Purchase Order
    2. Tab: Header
    3. Document Status: Draft
    4. Document Action: Release
    5. Amount Min: 0
    6. Amount Max: 999,999,999,999
  2. pada window Role, pilih record Operation Manager, buka tab Document Routing. Buar record baru dengan isian berikut:
    1. Window: Purchase Order
    2. Tab: Header
    3. Document Status: Released
    4. Document Action: Complete
    5. Amount Min: 0
    6. Amount Max: 999,999,999,999

2. Mencoba Hasilnya

2.1 Release Purchase Order oleh Operation Staff

Login sebagai Operation Staff, buat purchase order

klik tombol approve, pilih release

perhatikan sekarang ini PO sudah released

2.2 Complete Purchase Order oleh Operation Manager

Login sebagai Operation Staff, cari purchase order. Klik tombol approve, pilih complete.

perhatikan sekarang ini PO sudah completed

3. Hal-hal khusus

3.1 Activate/Deactivate Document

Wirabumi Openbravo Document Routing Module memiliki 1 java library (concrete class), yang bernama org.wirabumi.gen.oez.event.ActivateDocumentHandlerAction.

Concrete class ini berfungsi menjadikan field yang bernama Active menjadi tercentang ketika di-complete, dan kembali menjadi tidak tercentang ketika di-reactive. Concrete class ini bisa dipakai disemua window karena semua window pasti punya field yang bernama active. Apa gunanya? Misalnya, anda ingin approval juga terjadi pada pendefinisian master data. Katakanlah, departemen pengadaan dapat mengusulkan registrasi vendor baru, tetapi harus diverifikasi dulu oleh departemen keuangan. Maka anda bisa membuat document status dengan urutan DRAFT --> RELEASED --> COMPLETED.

Dari draft ke released dilakukan oleh departemen pengadaan. Sedangkan dari released ke completed dilakukan oleh departemen keuangan.

Dan setelah complete, field active yang tadinya tidak tercentang akhirnya tercentang, sehingga departemen pengadaan bisa menggunakan master data yang sudah diverifikasi departemen keuangan.

sebelum diverifikasi, master data business partner itu masih inacive, sehingga tidak bisa digunakan untuk transaksi.

Update terakhir Rabu, 28 Januari 2015 09:11  

Contact Us

Zaien Aji Trahutomo
zaien@wirabumisoftware.com
+ 62 89 777 20002

Our Certification

Openbravo Certified Partner | Wirabumi Openbravo Indonesia

PostgreSQL associate certified professional | Wirabumi Openbravo Indonesia

Login