Wirabumi Softaware

Take your ERP new leap: Agility! Make it Dynamic and Flexible.

  • Besarkan font
  • Font Normal
  • Kecilkan font
Wirabumi Software Blog

Membuka Saldo Awal

E-mail Cetak PDF

Openbravo ERP membutuhkan beberapa trik untuk memasukkan saldo awal atau initial opening balance.

Artikel ini menjelaskan bagimana caranya membuka saldo awal di Openbravo.

Update terakhir Rabu, 30 Januari 2013 06:08 Selanjutnya...
 

Openbravo Tutorial - Membuat Laporan Pajak

E-mail Cetak PDF

Secara default, Openbravo ERP tidak menyediakan laporan pajak. Namun, lebih hebat lagi, Openbravo memberikan ruang yang sangat FLEKSIBEL untuk membuat laporan pajak yang anda inginkan. Hanya saja, laporan ini terbatas pada pajak yang terkait dengan transaksi penjualan, pembelian, dan withholding (pajak yang dipungut bukan dari perusahaan, tetapi titip dibayarkan oleh perusahaan, misalnya: PPH karyawan) Berikut pengalaman saya dalam mendefinisikan laporan Pajak.

Update terakhir Rabu, 02 Januari 2013 18:36 Selanjutnya...
 

Openbravo Tutorial - Produk Multi Satuan

E-mail Cetak PDF

Openbravo mempunyai fitur pengelolaan produk dengan banyak satuan. Dengan fitur ini, Openbravo dapat mendefinisikan 1 produk dengan beberapa satuan sekaligus. Misalnya, produk mie instan dalam satuan pcs, juga memiliki satuan karton, dimana dalam 1 karton terdapat 24 mie instan. Tulisan ini berbagi bagaimana caranya menseting produk dengan banyak satuan.

Update terakhir Kamis, 03 Januari 2013 06:03 Selanjutnya...
 

Menghitung Average Cost untuk Inventory Valuation di Openbravo ERP

E-mail Cetak PDF

 

Menghitung Average Cost untuk Inventory Valuation di Openbravo ERP Openbravo ERP memiliki fitur yang dapat menghitung nilai persediaan (Inventory valuation) secara otomatis. Berikut adalah tutorial Openbravodalam menggunakan pengakuan persediaan (inventory valuation) menggunakan metode average costing dengan prinsip perpetual. Pada tutorial ini juga akan dijelaskan bagaimana melihat report untuk mendapatkan berapa nilai persediaan kita (inventory value) di setiap gudang.

 

Update terakhir Rabu, 02 Januari 2013 11:12 Selanjutnya...
 

Tutorial Openbravo ERP Level 1

E-mail Cetak PDF

Tutorial openbravo ERP tingkat dasar menghadirkan panduan penggunaan openbravo ERP yang lengkap, mudah, dan runtut. Sebelumnya anda harus sudah menginstall openbravo dalam komputer anda. Untuk tutorial instalasi Openbravo, klik disini. Setelah mempelajari tutorial openbravo ini, anda diharapkan bisa menggunakan/mengoperasikan openbravo dengan benar.

Tutorial ini terdiri dari beberapa bab, meliputi:

  1. Tampilan
  2. Pembelian
  3. Gudang
  4. Penjualan
  5. Produksi
  6. MRP (Material Requirement Planning)
  7. Manajemen Proyek dan Jasa/Layanan
  8. Akuntansi dan Keuangan
  9. Konfigurasi awal dan Master Data

Dalam tutorial ini akan digunakan client SmallBazaar, yang merupakan client bawaan Openbravo. Client ini akan ada jika anda menginstall openbravo dari source (install.source) dan TIDAK akan muncul jika instalasi dari ubuntu menggunakan APT. Untuk instalasi Openbravo dari source, klik disini.

Bab 1 - Tampilan Openabravo ERP

agenda:

  1. login
  2. melihat dan menampilkan data
  3. membuat dan mengedit data
  4. menjelajahi openbravo
  5. menggunakan shortcut keyboard

Login

setiap aplikasi openbravo memiliki alamat web yang harus anda ketahui. untuk memudahkan, setelah anda tau, simpanlah dalam bookmark browser anda.
Setelahg mengakses halaman web openbravo, anda akan melihat halaman login, masukkan username dan password anda. Anda akan masuk ke openbravo menggunakan default role anda.

buka halaman web openbravo (misalnya: htpp://localhost:8080/openbravo) menggunakan web browser (misalnya: mozilla firefox, internet explorer, dll).
masukkan username dan password. secara default username: Openbravo, password: openbravo.

jika berhasil, anda masuk ke halaman utama (home page) openbravo. Terdapat 2 area pada openbravo: menu dan editing window.

Ketika ada login, openbravo akan menggunakan default role anda. Dalam role inilah, hak akses anda didefinisikan. Pada umumnya 1 user memiliki 1 role. Pada openbravo, setiap user boleh memiliki lebih dari 1 role. Namun, ketika login, akan digunakan default role atas user tersebut, dan hanya 1 role yang bisa digunakan dalam 1 waktu.

Jika username anda memiliki lebih dari 1 role, anda bisa pindah dari 1 role ke role yang lain, dengan klik icon user yang ada di pojok kiri atas, atau dengan shortcut keyboard crtl+u. Ketika anda berpindah dari 1 role ke role yang lain, maka menu akan disesuai dengan role yang anda pilih.

Menu

Sebagaimana anda lihat sebelumnya, menu yang tersedia bergantung dari role yang anda gunakan untuk login ke dalam openbravo.

Setiap menu yang ada didalam openbravo mencerminkan module pada openbravo. Misalnya: Sales Management, Material Requirement Planning, dll.

Setiap menu biasanya memiliki 3 sub menu:

  1. Transaction: berisi window, process, yang digunakan untuk input data sehari-hari.
  2. Analysis tools: berisi beberapa report yang telah dikonfigurasi sebelumnya.
  3. Setup: berisi window, process, yang digunakan untuk konfigurasi, sebelum transaction bisa dilakukan dan report bisa dilihat.

Jika menu yang anda pilih masih berada di submenu, icon akan berbentuk folder, sedangkan jika sudah mencapai titik terujung (leave), maka akan muncul icon-icon berikut:

  • automatic window: anda akan melihat beberapa window dengan tampilan yang mirip. Window-window ini didefinisikan di application dictionary, sehingga tidak perlu pemrograman untuk membuat window ini.
  • process or form: elemen dalam openbravo yang dibuat secara manual, sehingga memiliki kemampuan yang luas.
  • report: anda akan mendapatkan sebuah form berisi parameter/filter untuk report. Setelah mengisi parameter yang diperlukan, anda dapat melihat report tersebut.
  • workflow: sebuah workflow akan menampilkan window pop-up, yang menampilkan elemen-elemen dalam openbravo secara urut, yang dapat dijadikan panduan dalam melakukan serangkaian tugas. Elemen yang didefinisikan sebelumnya (automatic window, process, form, report) bisa menjadi elemen penyusun workflow.
  • information: window ini hanya bisa dijumpai dibagian bawah menu, dalam grup Information. Jika di-klik, akan muncul pop-up window. Window ini read only, dan memang hanya ditujukan untuk melihat informasi secara cepat dan mudah, misalnya untuk melihat: Business Partner, Product, dll.

Jika ada ingin menampilkan semua menu, anda bisa klik icon expand menu , yang ada dibagian pojok kanan atas menu anda. Jika ini di-klik, maka semua menu dan submenu akan terbuka, dan icon expand menu akan berubah menjadi colapse menu. Gunakan icon colapse menu untuk menutup kembali semua menu dan submenu yang terbuka.

Dalam keadaan menu yang sudah terbuka, anda bisa mencari menu yang anda inginkan menggunakan tool find yang ada pada browser anda. Tekan ctrl+f pada keyboard atau klik menu edit > find pada toolbar. Kemudian ketik menu yang anda cari.

Menampilkan Data

Kelak, dalam keseharian, anda akan behadapan dengan beberapa window, dengan tampilan yang mirip, meski fungsi mereka berbeda-beda. Sebagai contoh, buka window Product. Buka menu master data management > product. Maka, akan muncul pop-up window, klik OK. Anda akan mendapati window produk dalam mode edit.

Terdapat 2 pilihan mode pada window editing: edit mode dan grid mode. Anda dapat berpindah dari mode edit ke mode grid dan sebaliknya melalui icon toggle yang ada di kiri atas editing window.

Pada mode edit anda bisa melihat keseluruhan field, mengedit data, dan menyimpan. Pada mode grid anda dapat melihat beberapa record sekaligus, mengurutkan record tersebut, atau menghapus beberapa record sekaligus.

Navigation Bar

Pada navigation bar, terdapat hal hal berikut ini:

  • tombol go back, untuk kembali ke editing window sebelumnya
  • tombol refresh, untuk me-load window yang sudah diubah, sehingga terlihat perubahannya
  • breadcrumbs, untuk mengetahui dimana anda sekarang (dari sudut padang menu)
  • icon about, menampilkan pop-up about.
  • icon help, menampilkan pop-up window untuk help.
  • Openbravo logo, jika di-klik anda akan dibawa menuju openbravo.com

ToolBar

Pada tool bar saat di mode edit, terdapat hal hal berikut ini:

  • create new: untuk membuat record baru
  • save and grid: simpan record dan masuk mode grid
  • save and new: simpan dan buat record baru lagi
  • simpan: simpan record dan tetap di mode edit
  • save and next: simpan dan pindah ke record selanjutnya
  • delete: hapus record
  • undo: batalkan perubahan pada field-field
  • attach a file: lampirkan (upload )file
  • print record: print PDF record tersebut sesuai dengan template yang telah didefinisikan
  • email record: kirim record ini sebagai email
  • search record: cari record dalam tab ini
  • show audit: tampikan siapa yang membuat dan terakhir mengedit record
  • go to first record: ke record teratas
  • go back one record: ke record sebelumnya
  • go forward one record: ke record selanjutnya
  • go to last recordL ke record terkahir

Pada tool bar saat di mode grid, terdapat hal hal berikut ini:

  • create new: untuk membuat record baru
  • delete: hapus record
  • attach a file: lampirkan (upload )file
  • export to excel: download data pada grid sebagai file excel
  • export to csv: download data pada grid sebagai file csv
  • export to PDF: download data pada grid sebagai file PDF
  • print record: print PDF record tersebut sesuai dengan template yang telah didefinisikan
  • email record: kirim record ini sebagai email
  • search record: cari record dalam tab ini
  • show audit: tampikan siapa yang membuat dan terakhir mengedit record
  • go to first record: ke record teratas
  • go back one record: ke record sebelumnya
  • go forward one record: ke record selanjutnya
  • go to last record: ke record terkahir
  • current item number/total number of item: jumlah record yang tampak dan jumlah keseluruhan record

Memasukkan dan Mengedit Data

Pada mode edit, anda dapat langsung mengubah data, misalnya mengubah data pada text box. Jika salah 1 field saja sudah berubah nilainya, maka tombol undo pada toolbar akan aktif.

Untuk menyimpan, klik save pada toolbar atau tekan ctrl+s pada keyboard.

Untuk membuat record baru, klik create new pada toolbar atau tekan ctrl+n pada keyboard. Record baru ditandai dengan tanda bintang pada icon mode edit.

Pada beberapa field, terdapat field mandatory, yang harus diisi, field ini berwarna kuning. Jika tidak diisi maka record tidak akan bisa disimpan.

Pada beberapa field, terdapat field read only, yang tidak bisa diubah datanya. field ini berwarna abu-abu.

Menjelajahi Openbravo

Pada mode edit, jika ada melihat sebuah field, berwarna biru, dengan disamping kiri ada tanda panah, maka field ini terhubung dengan window lain. Anda dapat klik field ini, dan anda akan segera berpindah ke window lain, sesuai dengan field tersebut.

Pada mode edit/grid anda juga dapat klik link linked item di pojok kanan atas, akan muncul pop-up window tentang data yang terkait dengan record yang anda pilih. Klik link yang ada pada pop-up window itu untuk menuju window dimana data terkait ini disimpan.

Menggunakan Shortcut Keyboard

Berikut adalah daftar shortcut keyboard yang tersedia:

  • ctrl+m pindahkan kursor ke menu
  • ctrl+shift+m pindahakn kursor ke editing window
  • ctrl+u buka pop-up window untuk ganti role
  • ctrl+q logout
  • ctrl+i buka window about
  • ctrl+h buka window help
  • ctrl+r refresh window
  • ctrlshift+backspace kembali ke editing window sebelumnya
  • F8 buka window alert management
  • F9 sembunyikan menu

Bab 2 - Pembelian (Procurement)

Module pembelian menangani barang/jasa yang diperlukan, dimulaidari titik permintaan (point of request) hingga titik penerimaan (point of arrival) dan pembayaran. Laporan dalam module pembelian menyajikan informasi untuk melihat informasi pembelian dalam berbagai bentuk.

Module pembelian juga terintegrasi dengan beberapa bagian lain di Openbravo. Modul yang terkait antara lain: Gudang (Warehouse), Finansial dan Akuntansi (Financial and Accounting), serta Proyek dan Jasa (Project and Service).

Gambar berikut menampikan alur bisnis dalam module pembelian.

Alur yang terjadi tidak hanya seperti yang tampak pada gambar, berikut adalah hal-hal yang layak diperhatikan:

  • requisition adalah optional, anda bisa membuat purchase order tanpa membuat requisition.
  • purchase order adalah optiona, anda bisa membuat goods receipt atau purchase invoice tanpa harus membuat purchase order.
  • purchase invoice bisa dibuat berdasar purchase order, atau bisa juga berdasar goods receipt.
  • payment harus dibuat berdasarkan purchase invoice.

Studi Kasus

  1. Jono tau bahwa dalam 2 minggu kedepan, terdapat sales order yang harus dipenuhi, namun dia juga melihat Toshiba Transistor 2N3055 dan Motorola Transistor SOT-32 tidak cukup tersedia di gudang.
  2. Mengetahui hal ini, Jono membuka window requisition dan membuat record baru, dan dia cukup mengisi field yang diperlukan saja (karena yang lain sudah terisi otomatis, misalnya: tanggal, nomor dokumen, organization, dll):
    1. Membuat record baru di tab line, untuk Toshiba Transistor 2N3055, danmenentukan tanggal dibutuhkannya produk Toshiba Transistor 2N3055 ini. Jono juga menentukan berapa banyaknya Toshiba Transistor 2N3055 yang dibutuhkan. Jono mengulangi membuat line untuk Motorola Transistor SOT-32.
    2. Setelah memasukkan semua data yang diperlukan (sebagaimana disebutkan di langkah 2.1), Jono klik tombol complete untuk meng-approve requisition yang dia buat
  3. Riani sedang me-review semua requisition yang masuk. Dia melihat 1 requisition baru.
    1. Setelah semua di-cek, dia klik tombol create purchase order. Proses ini berakhir dengan menampikan nomor purchase order yang baru saja dibuat.
    2. Openbravo akan meng-close requisition yang sudah dibuatkan purchase order ini.
  4. Riani melihat purchase order yang baru saja dibuat. Dia melihat Toshiba Transistor 2N3055 bisa mendapatkan diskon dengan pembelian yang sedikit lebih besar. Kemudian dia membuka ulang PO (dari completed dikembalikan menjadi draft) dan menambahkan beberapa unit lagi pada Toshiba Transistor 2N3055 untuk mendapatkan diskon tersebut. Selanjutnya, Riani meng-complete kembali purchase order ini.
  5. Setelah beberapa hari, supplier mengirim barang yang dipesan: Toshiba Transistor 2N3055 dan Motorola Transistor SOT-32. Indra yang berada di gudang menggunakan goods receipt untuk menerima barang tersebut. Indra dapat melihat purchase order yang menjadi dasar supplier mengirim Toshiba Transistor 2N3055 dan Motorola Transistor SOT-32, sehingga Indra hanya menerima apa yang benar benar dipesan, sesuai dengan kualitas dan jumlahnya.
  6. Indra juga membuatkan purchase invoice dengan klik tombol create invoice from delivery.
  7. Riani mengetahui bahwa barang sudah dikirim dan diterima oleh Indra, maka Riany meng-close purchase order yang sudah dibuatnya.
  8. Rudi, bagian finansial dan akuntansi, melihat ada invoice baru dengan status draft. Rudi segera melihat kembali purchase order, dan mencocokan harga. Rudi juga melihat apakah barang sudah diterima melalui goods receipt. Karena sudah valid, Rudi meng-clomplete purchase invoice tersebut. Rudi pun segera menyiapkan pembayaran sesuai dengan termin pembayaran yang disepakati.

Tujuan dari Bab Ini

Dengan mempelajari bab ini, pada akhirnya anda diharapkan mampu untuk memahami hal-hal berikut:

  • bagaimana membuat dan mengubah requisition (permintaan pembelian)
  • bagaimana membuat dan mengubah purchase order (pesanan pembelian)
  • bagaimana membuat dan mengubah goods receipt (penerimaan barang)
  • bagaimana membuat dan mengubah purchase invoice (faktur pembelian)
  • report yang tersedian module procurement (pembelian)
  • konfigurasi dasar pada module procurement (pembelian)

Requisition (Permintaan Pembelian)

Requisition bisa diakses melalui Procurement management > Transaction > Requistion. Gambar berikut adalah screenshot window requisition.

Requistion merupakan dokumen yang menyebutkan permintaan pembelian satu atau beberapa produk. Requisition selanjutnya di-review bagian pembelian, yang kemudian dipakai sebagai dasar dalam menerbitkan purchase order.

Requistion dapat dibuat melalui:

  • dibuat secara manual, misalnya ketika user melihat adanya produk dengan kuantitas dibawah minimum stock, atau melihat produk dengan permintaan yang tinggi. user dapat membuatnya melalui menu: Procurement management > Transaction > Requistion.
  • dibuat otomatis oleh openbravo, sebagai hasil/keluaran dari MRP (material requirement planning), yang merekomendasikan kebutuhan pembelian untuk bahan baku atau bahan setengah jadi yang akan diperlukan dalam proses produksi.

Requisition memiliki beberapa tab:

  • header: mendeskripsikan requisition. terdapat button untuk meng-complete atau meng-close requistion.
  • lines: untuk menambahkan produk, kuantitas, dan tanggal diperlukannya barang-barang ini.
  • matched PO lines: menunjukkan line pada purchase order yang terkait dengan line pada requisition ini. record ini muncul jika, requistion sudah dikonversi menjadi purchase order.

Requition akan dikunci (tidak bisa diedit) karena 2 sebab:

  • ketika record pada tab line pada suatu requisition sedang ditambahkan di form requisition to order.
  • jika requisition ini dihasilkan dari purchasing plan pada MRP.

Informasi apa saja yang bisa dilihat ketika requisition sedang dikunci:

  • lock date: tanggal penguncian requisition. jika sudah dikunci selama 3 hari tetapi tidak dibuatkan purchase order, requition tidak lagi dikunci.
  • locked by: user yang mengunci requisition ini. hanya user ini yang bisa membuka kunci pada requisition ini.
  • lock cause: penyebab requisition terkunci, bisa dari MRP, bisa juga dari form requisition to order.
  • lock price: harga yang digunakan ketika requisition dikonversi ke purchase order, digunakan oleh form requisition to order.

Video tutorial dan latihan, klik disini.

Purchase Order (Pesanan Pembelian)

Purchase order bisa diakses melalui Procurement management > Transaction > Purchase Order. Gambar berikut adalah screenshot window purchase order.

Purchase order merupakan dokumen yang menyebutkan pesanan satu atau beberapa produk padasupplier tertentu. Didalamnya mencakup harga dan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Purchase order dapat dibuat melalui requisition, bisa juga tidak (langsung buat baru dari window purchase order, tidak melalui requisition). Satu requisition bisa memiliki 1 atau lebih purchase order.

Purchase order dibuat sesuai dengan perjanjian jual beli, yang melibatkan termin pembayaran,tanggal pengirimanspesifikasi barang/jasajumlah barang/jasa, dan ketentuan pengiriman.

Harga pembelian digunakan untuk menentukan nilai persediaan gudang (warehouse inventory valuation).

Purchase order memiliki beberapa tab:

  • Header: mendefinisikan purchase order baru, mendefinisikan supplier, syarat dan ketentuan, terdapat tombol untuk complete dan membatalkan purchase order.
  • Lines: mendefinisikan produk, spesifikasi, jumlah, dan tanggal pengiriman.
  • Tax: pajak yang dikenakan dihitung secara otomatis, ketika anda mengisi/mengubah/menghapus record pada tab Lines.
  • Price adjustment: dijelaskan kemudian
  • Payment: dijelaskan kemudian

Hal-hal yang perlu diperhatikan saat meng-complete purchase order:

  • document number: nomor pesanan pembelian, biasanya dibuatkan otomatis, dan ditentukan oleh tipe dokumen.
    • jika dokumen belum disimpan (dokumen dihasilkan dengan membuat documen baru/klik create new), nomor dokumen dituliskan dalam tanda "<>".
    • jika purchase order ini tidak memiliki konfigurasi nomor dokumen otomatis, maka ketika membuat dokumen baru, field document no akan dikosongi, dan anda harus mengisinya. biasanya dokumen no ini berisi no invoice/order dari supplier.
    • jika field document no dibiarkan kosong, maka sistem akan otomatis mengisinya.
  • order reference: biasanya diisi dengan nomor order/invoice dari supplier.
  • order date: tanggal pesanan pembelian
  • schedule delivery date: tanggal pengiriman yang dijanjikan supplier. tanggal ini akan menjadi nilai default bagi tanggal pengiriman yang ada di tab lines. Jika di tab lines, tanggal ini diubah, maka yang dipakai adalah tanggal pengiriman di tab lines.
  • price list: price list yang digunakan untuk menentukan harga barang yang akan didefinisikan di tab lines. Selanjutnya, harga yang sudah ditentukan oleh openbravo ini bisa diubah oleh user sebelum akhirnya disimpan.
  • company agent: orang yang bertanggung jawab atas pesanan pembelian ini.
  • payment term: termin pembayaran yang digunakan dalam pesanan pembelian ini.
  • total net amount: total harga pada tab lines, sebelum pajak.
  • openbravo memiliki mekanisme perhitungan pajak, yang melibatkan alamat supplier.
  • status dokumen (PENTING):
    • draft: dokumen baru saja dibuat dan disimpan, belum di-cek.
    • complete: jika dokumen sudah di-cek, dan dinyatakan valid, maka user bisa meng-complete purchase order, dan status dokumen berubah dari draft menjadi completed.
    • closed: jika dokumen sudah closed, maka dokumen sudah tidak bisa diubah datanya, diubah statusnya, maupun dihapus.
      • jika purchase order sudah memiliki dokumen goods receipt (barang sudah diterima), kemudian status dokumen dibuka kembali dari complete kembali menjadi draft, maka openbravo akan membuatkan goods receipt baru tetapi dengan kuantitas negatif untuk meng-update persediaan.
  • data yang harus diisikan di tab lines pada purchase order:
    • produk, harga, jumlah barang/jasa, satuan, dan pajak.
    • diskon, jika diperlukan.
    • gudang sebagai lokasi penerimaan barang.
    • attribut set, jika diperlukan (mengenai attribute set, akan dijelaskan kemudian).

Membuat Purchase Order

Ada 3 cara dalam membuat purchase order:

  1. melalyi tombol create purchase order dari window manage requisition.
  2. pilih (centang) requisition line melalui form requisition to order, kemudian klik process untuk membuat purchase order.
  3. buat record baru (click new record) langsung dari window purchase order. langkah ini membuat purchase order tidak terhubung dengan requisition, kadang memang diperlukan.

Pada langkah (1) dan (2), informasi supplier diambil dari tab Lines, jika tidak ada, maka akan mengambil dari tab Header. Jika tidak ada informasi mengenai supplier di window requisition (baik di Lines maupun di Header), maka informasi supplier akan diambil dari tab purchasing pada window produk.

Purchase order bisa dibuat dari purchase order yang lain, misalnya repeat order (pesanan kembali/pesanan berulang) pada suatu business partner (supplier). Pada window business partner, terdapat filed consumption days, yang gunanya untuk menentukan berapa hari kebelakang purchase order pada sebuah business partner bisa di-copy. Misalnya, kita tertarik untuk meng-copy order-order dari supplier untuk periode 1 bulan yang lalu, maka kita set consumption days menjadi 30.

Video tutorial dan latihan, klik disini.

Goods Receipt (Penerimaan Barang)

Goods receipt mendefinisikan penerimaan barang dari supplier, yang diterima di gudang. 1 record pada window Goods Receipt mewakili 1 peristiwa pengiriman. Jadi, jika 1 purchase order dinyatakan diterima dalam 3 kali pengiriman, maka akan ada 3 record di window Goods Receipt. Ketika Goods receipt dinyatakan valid dengan meng-complete, maka sistem akan meng-update jumlah stok di gudang.

Ada 3 cara dalam membuat Goods Receipt di Openbravo:

  • menggunakan tombol create lines from (ada di tab header pada window goods shipment). penggunaan tombol ini memudahkan pembuatan record di tab Lines pada window Goods Shipment, karena cara kerjanya yang otomatis. Selain itu, tombol ini bisa mencegah gudang menerima barang yang tidak dipesan, atau menerima dengan jumlah yang melebihi pesanan.
  • menggunakan tombol generate receipt from invoice yang ada di tab Header pada window Purchase Invoice. Tombol ini juga mampu membuat record di tab Lines pada window Goods Shipment secara otomatis, dan juga mampu mencegah gudang barang yang tidak dipesan, atau menerima dengan jumlah yang melebihi pesanan. Dengan tombol ini anda memastikan bahwa barang yang telah dibuatkan invoice, telah diterima di gudang.
  • membuat record baru (klik new record) langsung di window goods receipt. Ini kadang diperlukan jika tidak ada purchase order yang menjadi dasar penerimaan barang digudang.

Ada 2 tab pada window goods shipment:

  1. Header: mendefinisikan business partner, tanggal, dan gudang. terdapat tombol untuk complete (mengesahkan) dan void (untuk membatalkan). hal-hal yang harus diperhatikan di tab ini:
    1. movemen date: tanggal dia dicatat dalam update jumlah stok digudang.
    2. accounting date: tanggal yang digunakan module accounting untuk mencatat perubahan harga rata-rata (moving average cost) untuk produk ini.
  2. Lines: terdapat definisi produk, kuantitas, storage bin. Jika goods receipt ini memeiliki dasar dokumen untuk pembuatannya (misalnya: purchase order, purchase invoice), maka tab ini akan diisi record secara otomatis berdasar dokumen yang menjadi dasar pembuatannya tadi. hal-hal yang harus diperhatikan di tab ini:
    1. storage bin: dimana barang ini ditempatkan, setelah diterima dari supplier
    2. attribute set value: spesifikasi barang yang diterima (jika ada). ini berpengaruh pada controlled inventory report, yang mampu menelusuri barang dengan lot number, serial number, dan attribute lainnya.

Purchase invoice dapat langsung dibuat dari goods shipment, dengan klik tombol generate invoice from receipt.

Membuat Goods Receipt

ada 2 cara dalam membuat goods receipt:

  • melalui tombol create lines from. sebelumnya, anda harus membuat record baru di window goods shipment, yang bisa diakses melalui menu: Procurement management > Transaction > Goods Receipt.
  • melalui form pending goods receipt.

Video tutorial dan latihan, klik disini.

Purchase Invoice (Faktur Pembelian)

Purchase invoice atau faktur pembelian merupakan dokumen pernyataan pembelian dari perusahaan ke Supplier. Jika dokumen ini sudah sah (status dokumen complete), maka perusahaan dinyatakanberhutang pada supplier dengan jumlah dan tanggal jatuh tempo yang tertera pada purchase invoice. Purchase invoice juga menandakan barang/jasa yang diminta dari supplier benar-benar telah diterima.

Terdapat beberapa tab pada Purchase Invoice:

  1. Header: Terdapat business partner, termin pembayaran, syarat dan ketentuan, serta hal lain yang mendeskripsikan invoice tersebut.
  2. Lines: Terdapat produk (barang/jasa), jumlah, dan harganya. Jika invoice memiliki dasar dokumen dalam pembuatannya (purchase order atau goods receipt), maka record pada tab ini akan diisi otomatis, sesuai dengan yang tertera pada dokumen yang menjadi dasar pembuatannya.
  3. Tax: berisi jumlah pajak, yang dihitung otomatis oleh openbravo.
  4. price adjustment: akan dijelaskan kemudian
  5. payment: akan dijelaskan kemudian

Membuat Purchase Invoice

Tedapat beberapa cara untuk membuat purchase invoice:

  • membuat baru (click create new) langsung dari window Purchase Invoice, ini dilakukan jika tidak ada purchase order atau goods receipt yang mendasari pembuatan invoice.
  • klik tombol create lines from. Anda dapat meng-copy lines pada Purchase order atau Goods receipt menggunakan tombol ini.
  • klik tombol create invoice from receipt yang ada di window goods receipt, jika ingin membuat invoice langsung berdasarkan penerimaan barang digudang.
  • klik tombol copy from line, untuk menyalin lines dari purchase invoice yang lain, jika ingin membuat invoice berdasarkan invoice yang sudah ada, misalnya untuk repeat order.

Hubungan Purchase Invoice dengan FInancial Management (Manajemen Keuangan)

Payment adalah pembayaran/penerimaan yang harus dijalankan/diterima oleh perusahaan. Dalam kasus purchase invoice, payment berarti pembayaran BUKAN penerimaan. Satu record payment mewakili 1 peristiwa pembayaran. Misalnya, jika 1 invoice dalam perjanjian disepakati akan dicicil 3x, maka pada purchase invoice akan dibuatkan 3 record payment.

Pada dasarnya payment pada invoice akan dibuatkan otomatis oleh openbravo, berdasarkan payment term yang dipilih di tab header. Sebelum di-complete, tidak ada record pada tab payment. Namun, setelah di-complete, openbravo akan menghitung payment yang sesuai dengan payment term.

Record pada tab payment bisa diubah, yakni dengan cara menambahkan terlebih dahulu record payment pada tab payment di window Purchase Invoice. Jika payment yang dibuatkan tidak sesuaidengan total invoice, maka openbravo akan menambahkan 1 record untuk kompensasi. Dengan jalan ini, anda telah membuat payment secara manual, tidak memanfaatkan perhitungan payment term oleh openbravo.

gambar berikut adalah screnshot tab payment.

Video tutorial dan latihan, klik disini.

Laporan-laporan pada Module Procurement

Openbravo memiliki beberapa pre-defined report pada module Procurement. Berbeda dengan aplikasi pada umumnya, openbravo memiliki report dimensional dan report comparative.

Dimensional artinya, dalam report tersebut dapat diatur kolom apa saja yang muncul dalam laporan. Juga bisa diatur urutan kolomya (pengelompokannya).

Comparative artinya, dalam report tersebut terdapat 2 kolom yang menjadi titik sentral (misalnyapurchase volume), yang masing-masing kolom memiliki rentang tanggal yang berbeda. Sehingga, anda dapat membandingkan (misalnya purchase volume) atas 2 periode yang berbeda, misalnya purchase volume pada semester tahun ini dibandingkan dengan semester tahun lalu,

Untuk report dimensional dan report comparative, openbravo menyajikan report berikut di module procurement:

  • purchase order dimensional report
  • material receipt dimensional report
  • purchase invoice dimensional report

Sedangkan untuk report biasa, terdapat:

  • purchase order report
  • vendor invoice report

Report biasa mudah sekali digunakan, sedangkan report dimensional akan dipelajari dalam latihan.

Video tutorial dan latihan, klik disini.

Bab 3 - Gudang (Warehouse Management)

Gudang merupakan titik dimana terjadi penerimaan barang, pelepasan/pengiriman barang, perhitungan jumlah stock (stock opname/physical inventory), perhitungan nilai persediaan (inventory valuation), penelusuran, dan pindah barang antar gudang.

Dalam operasinya, gudang akan berinteraksi dengan bagian lain, misalnya: pembelian (procurement), penjualan, dan bahkan finasial dan akuntansi.

Gambar berikut menceritakan hubungan antara gudang dan module lain, juga hubungan didalam gudang itu sendiri.

Tujuan

  • Tujuan utama, mengetahui bagaimana caranya untuk:
    • membuat dan memodifikasi gudang dan storage bin (rak).
    • membuat dan memodifikasi jumlah/kuantitas saat stock opname/physical inventory.
    • memindahkan barang antar gudang.
    • membuat dan memodifikasi nilai persediaan gudang.
    • menelusuri persediaan yang dikelola perusahaan.
  • dapat menggunakan report dalam gudang
  • melakukan pengaturan dasar unutk memenuhi kebutuhan perusahaan

Gudang dan Rak (Warehouse and Storage Bin)

Window ini mengelola dan mengatur semua hal terkait persediaan (inventory) yang berhubungan denga gudang tertentu.

Tab yang tedapat pada windo Warehouse and Storage Bin:

  1. WarehouseL mendefinisikan gudang dan data-data terkait, misalnya: alamat.
  2. Shiment routing: mendefinisikan rute perjalanan, jika dinyatakan bahwa gudang ini dalah "gudang bergerak", misalnya: mobil box, truk.
  3. Storage bin: dapat dipandang sebagai rak dalam gudang. Bisa juga dipandang sebagai pengalamatan dalam gudang. Misalnya, dalam 1 gudang terdapayt 20 lokasi, maka terdapat 20 storage bin dalam gudang tersebut.
    1. Bin content: barang-barang apa saja yang diletakkan dalam storage bin ini, tab ini bersifat read-only.
  4. Accounting: mendefinisikan akun buku besar yang digunakan dalam transaksi terkait gudang ini.
  5. Product transaction: menampilkan historis (log) pergerakan barang (barang keluar/masuk) melalui gudang ini.

Storage Bin

Satu gudang bisa memiliki beberapa storage bin. Setiap storage bin diberi alamat sesuai koordinat kartesian (X,Y,Z). Anda bisa menerapkan konvensi (perjanjian internal), misalnya:

  • 1 storage bin untuk 1 produk yang sama, atau bisa juga:
  • 1 storage bin untuk sejumlah produk yang berbeda

Storage bin memiliki field relative priority. Namun, saya lihat belum diimplementasikan, sehingga tidak berpengaruh apa-apa.

Gambaran storage bisa dilihat dari gambar dibawah ini.

Produk dapat disimpan dalam satuan yang berbeda dan ditampilkan dalam report, dengan satuan yang berbeda. Setingan produk yang memiliki banyak satuan dapat dilihat di sini.

Pengakuan Persediaan (Inventory Valuation)

Pengakuan persediaan atau product valuation, merupakan prosedur penghitungan nilai persediaan, dalam bentuk uang, BUKAN dalam bentuk satuan barang (unit, pcs, carton, dll). Tutorial pengakuan persediaan (inventory valuation) klik disini.

Perhitungan Fisik Persediaan (Physical Inventory/Stock Opname)

Perhitungan Fisik  persediaan atau physical inventory/stock opname adalah sebuah kegiatan menghitung jumlah persediaan di gudang secara fisik, dan kemudian dibandingkan dengan yang tercatat pada openbravo. Jika terjadi perbedaan, maka akan akan dicatat. Jika kuantitas lebih rendah, maka akan dicatat sebagai biaya (expense), dan jika lebih tinggi, maka akan dicatat sebagai pendapatan (revenue). Pelaksanaan physical inventory bisa dilakukan per gudang atau per ABC classification pada setiap produk.

Sebagai contoh, mengapa perusahaan memerlukan physical inventory:

  • untuk memastikan jumlah, kondisi, dan lokasi penyimpanan barang
  • untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan menambahkan ke dalam daftar barang/produk, atas barang-barang yang sesuai dengan kriteria, yang tidak muncul dalam daftar barang/produk, sehingga bisa muncul di daftar barang/product, dan diperhitungkan jumlahnya.
  • untuk memastikan bahwa barang yang sudah dipindahkan atau sudah dimusnahkan tidak ada lagi di dalam daftar barang/produk.
  • untuk mengidentifikasi barang yang hilang/rusak, untuk selanjutnya bisa dilokalisir/dipindah, diperbaiki, atau diganti.

Terdapat beberapa tab pada Physical Inventory:

  • Header: tempat mendefinisikan event physical inventory, misalnya dengan memasukkan nama, tanggal, dan gudang tempat physical inventory dilaksanakan.
  • Lines: tempat mendefinisikan produk yang dihitung. Dalam lines dituliskan berapa jumlah aktual produk tersebut didalam gudang.

Berikut video tutorial untuk physical inventory.

[]

Laporan Pareto (Pareto Report)

Laporan pareto digunakan untuk menetukan sebuah produk masuk dalam kategory A, B, atau C. ABC category ini, bisa digunakan sebagai dasar pelaksanaan physical inventory. Laporan pareto menggunakan average cost pada sebuah produk, sebagai dasar penentuan ABC Category. Anda bisa membuat konvensi, misalnya produk kategori A dihitung setiap minggu, kategori B dihitung setiap bulan, kategory C dihitung setiap tahun.

Untuk melihat laporan pareto, buka menu: Warehouse Management || Analysis Tools || Pareto Product Report. Masukkan parameter organisasi dan warehouse.

Jika kita klik update ABC, maka pada definisi produk (di window product), akan ditambahkan ABC category ini.

Transfer Antar Gudang (Goods Movement)

Kadang kala diperlukan pemindahan antar gudang di dalam sebuah perusahaan. Beberapa sebab munculnya transfer antar gudang:

  • penerimaan barang di gudang lain, dan harus disimpan digudang yang berlainan dengan tempat penerimaan.
  • pindah lokasi penyimpanan.
  • konversi satuan.
  • barang diambil, ditempatkan ditempat lain, karena konsinyasi.

Tab yang ada di goods movement:

  • Header: mendefinisikan even pindah gudang, misalnya nama gudang asal dan tujuan, tanggal.
  • Lines: mendefinisika produk dan jumlah yang dipindah.

Berikut video latihan untuk goods movement

[]

Mampu Telusur (Traceability)

Mampu terlusur adalah fitur tingkat tinggi. Dimana openbravo memungkinkan mengelola produk yang memiliki serial number, lot number, attibute (size, color, dll), dan expired date. Fitur ini memegang peranan penting ketika terjadi claim. Misalya claim catat produksi, maka dengan mampu telusur, anda dapat menarik produk dari pasar (recall) secara tepat. Mengapa? karena anda mengetahui, produk mana, sekarang ada dimana, dan kemana anda harus menarik produk tersebut.

Dengan adanya mampu telusur, anda dapat:

  • meningkatkan supply chain management
  • memfasilitasi trace back (penelusuran kembali)
  • dan peningkatan kualitas

Tool yang dapat digunakan:

  • product movement report: menunjukkan semua pergerakan barang (penerimaan/pengiriman/pemindahan/stock opname)
    • report ini dapat dikelompokkan berdasar business partner
    • dari list produk yang ditampilkan, nampak serial number, lot number, attibute (size, color, dll), dan expired date
    • anda dapat menyimpulkan kepada siapa anda harus behubungan

  • traceability report: menampilkan transaksi pengiriman dan penerimaan atas produk yanganda pilih

  • material transaction report: menampilkan dokumen (disertai nomor dokumen) pengiriman dan penerimaan yang dikelompokkan berdasar business partner

Hubungan Module Gudang dengan Module Lainnya di Openbravo

Module gudang akan mempengaruhi maste data produk secara otomatis. Buka window produk melalui menu: Master Data Management || Product ||  Transaction. Pada window ini terdapat beberapa tab yang sifatnya read-only, dan diupdate otomatis oleh openbravo, melalui event:

  • physical inventory
  • goods movement
  • goods receipt
  • goods shipment
  • used in product (production management)
  • used for a project (project management)

Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, dimana aspek akuntansi (product cost, GL journal, dll) akan dilakukan otomatis oleh openbravo.

Laporan-Laporand di Manajemen Gudang

Berikut video latihan untuk penggunaan laporan di module manajemen gudang

Update terakhir Kamis, 03 Januari 2013 06:36
 


Halaman 5 dari 12

Contact Us

Zaien Aji Trahutomo
zaien@wirabumisoftware.com
+ 62 89 777 20002

Our Certification

Openbravo Certified Partner | Wirabumi Openbravo Indonesia

PostgreSQL associate certified professional | Wirabumi Openbravo Indonesia

Login